監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上也是信息資料管理的過程。監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的一項(xiàng)重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施“三控兩管一協(xié)調(diào)”以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作的重要內(nèi)容之一。監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是評(píng)定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的證據(jù)，可見，監(jiān)理資料的重要性不言自明。本文根據(jù)筆者在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐，交流一些個(gè)人的認(rèn)識(shí)和心得。
1 明確責(zé)任、專人負(fù)責(zé)
總監(jiān)理工程師(以下簡(jiǎn)稱“總監(jiān)”)是監(jiān)理資料管理的責(zé)任主體?？偙O(jiān)應(yīng)對(duì)整個(gè)監(jiān)理資料的管理提出目標(biāo)要求，提出指導(dǎo)性意見，在實(shí)施過程中隨時(shí)檢查，關(guān)心監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔工作，同時(shí)指定專人具體實(shí)施。
監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個(gè)工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)，還是專職資料員，僅僅依靠個(gè)人的力量是難以做好這項(xiàng)工作的。監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，如專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項(xiàng)工程的驗(yàn)收及有關(guān)監(jiān)理資料(含附件)的收集匯總及整理，分部工程驗(yàn)收完畢，即應(yīng)將完整、真實(shí)的監(jiān)理資料交資料員驗(yàn)收歸檔。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗(yàn)收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查、匯報(bào)制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。
2 不斷提高資料管理員的業(yè)務(wù)能力和管理水平
資料管理員的工作不是單會(huì)電腦操作就可以做的。懂電腦操作是開展資料管理工作的基礎(chǔ)。只有了解建筑工程技術(shù)資料和監(jiān)理基本知識(shí)才知道要處理什么資料；了解建筑工程技術(shù)、基本建設(shè)程序才能知道這些是什么，有什么用，資料之間有什么聯(lián)系；了解文書知識(shí)才能知道怎么收文，怎么處理文件；了解檔案管理知識(shí)才能懂得怎么整理文件。一個(gè)合格的資料管理員應(yīng)掌握多方面的知識(shí)。
2．1 及時(shí)收集，及時(shí)整理
及時(shí)性是做好監(jiān)理資料的前提。監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程進(jìn)展而及時(shí)收集、及時(shí)整理，杜絕事后突擊整理資料的作法。及時(shí)收集、及時(shí)整理可以對(duì)存在問題及時(shí)處理，不足的可以及時(shí)補(bǔ)上。及時(shí)收集、及時(shí)整理，資料的連續(xù)性、系統(tǒng)性好，差錯(cuò)少；突擊整理則連續(xù)性、系統(tǒng)性差，差錯(cuò)也多。
2．2做好承上啟下工作
資料管理員一定要遵循總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)，吃透總監(jiān)的意圖，對(duì)資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時(shí)向總監(jiān)匯報(bào)，爭(zhēng)取總監(jiān)的指導(dǎo)和幫助。
同時(shí)，資料員要充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理部所有成員的積極性，要求大家都來參與和關(guān)心監(jiān)理資料的收集、整理工作。廣大監(jiān)理工程師、監(jiān)理員是第一線的人員，所有監(jiān)理信息都來自他們，所有原數(shù)據(jù)都來自他們，及時(shí)向他們收集信息并及時(shí)整理、分析，并將結(jié)果向他們反饋，對(duì)其中需要進(jìn)一步收集的數(shù)據(jù)向他們提出要求，確保原始資料的全面性和可靠性。
2．3 協(xié)助總監(jiān)查閱監(jiān)理日志和旁站記錄
查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文如監(jiān)理工程師通知單、開工報(bào)告的審批、施工組織設(shè)計(jì)的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有所記載。
2．4 對(duì)承包單位工程文件的形成、積累、立卷進(jìn)行監(jiān)督檢查
為了保證工程順利實(shí)施，承包單位也應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔工作。監(jiān)理資料員重點(diǎn)督促承包單位做好以下工作：
(1)工序報(bào)驗(yàn)是否跟上工程的進(jìn)展；
(2)見證取樣頻率是否滿足有關(guān)規(guī)定；
(3)試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告上的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范設(shè)計(jì)規(guī)定；
(4)資料的分類、歸檔是否符合地方檔案館有關(guān)規(guī)定；
(5)督促承包單位及時(shí)繪制工程竣工圖。
3 重視對(duì)工程資料的監(jiān)理工作
在開工前就文件資料的填寫要求、份數(shù)、文件資料傳遞流程等內(nèi)容在內(nèi)部統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并與建設(shè)單位、承包單位取得一致。所有監(jiān)理人員應(yīng)該執(zhí)行“工程建設(shè)全過程中形成的所有文件資料，統(tǒng)一歸口傳遞到專職人員，進(jìn)行集中收發(fā)和管理”的這項(xiàng)資料管理工作規(guī)定，以保證對(duì)監(jiān)理文件資料的有效管理。
監(jiān)理資料管理要做到及時(shí)、真實(shí)、有序，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對(duì)施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對(duì)工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對(duì)工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起的，同樣對(duì)施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對(duì)施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。
施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。為了促使施工單位對(duì)施工資料管理的重視，在第一次工地例會(huì)上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要交待有關(guān)施工報(bào)驗(yàn)工作的程序和基本條件。特別在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持報(bào)驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格的原則。在平時(shí)的工程例會(huì)上也要多次重申，并爭(zhēng)取獲得業(yè)主的理解和支持。
4關(guān)于監(jiān)理資料的合理分類
一個(gè)新的監(jiān)理項(xiàng)目，現(xiàn)場(chǎng)工作千頭萬緒，該如何開始資料管理工作呢?首先，資料管理員要對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目的概況有一定的了解，如：工程名稱、規(guī)模、投資，是一個(gè)單位工程還是幾個(gè)單位工程，有哪些參建單位等，再了解監(jiān)理項(xiàng)目有什么分部工程，主要有哪些專業(yè)，如有沒有鋼結(jié)構(gòu)工程、幕墻工程等。了解上述內(nèi)容可以大致知道工程涉及到哪些建筑材料，有些什么檢驗(yàn)、檢測(cè)項(xiàng)目等，并根據(jù)工程的實(shí)際情況對(duì)文件資料進(jìn)行分類，以便積累資料。
分類的方法多種多樣，但不論采用何種分類方法，卷內(nèi)要反映出文件的有機(jī)聯(lián)系，卷外要有突出的特征。無論怎樣分類，都以方便工作為原則，靈活處理，便于查找。下面舉幾個(gè)分類方法。
4．1 按機(jī)構(gòu)分類
(1)先區(qū)分各機(jī)構(gòu)，再按時(shí)間先后順序排列；
(2)上級(jí)發(fā)文放在上級(jí)各機(jī)構(gòu)文件里，但項(xiàng)目監(jiān)理部對(duì)文件作了回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)，則應(yīng)留存一份復(fù)印件與項(xiàng)目監(jiān)理的復(fù)文或轉(zhuǎn)發(fā)文作為一份文件存放在項(xiàng)目監(jiān)理部的文件里，項(xiàng)目監(jiān)理部的復(fù)文或轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被回復(fù)的文件或被轉(zhuǎn)發(fā)的文件(復(fù)印件)在后；
(3)項(xiàng)目監(jiān)理部發(fā)文放在項(xiàng)目監(jiān)理部的文件里，項(xiàng)目監(jiān)理部向上級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)單位作了批復(fù)，則項(xiàng)目監(jiān)理部的請(qǐng)示在前，上級(jí)的批復(fù)在后；
(4)下級(jí)的文件放在下級(jí)，但下級(jí)的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)作為一份文件存放在項(xiàng)目監(jiān)理部的文件里，項(xiàng)目監(jiān)理部的批復(fù)在前，下級(jí)的請(qǐng)示在后。
4．2按文種分類
按文件種類分別整理，同種文件放在一起，但要區(qū)分文件所反映的問題。如文件是針對(duì)進(jìn)度(工期)的把它另放進(jìn)進(jìn)度(工期)管理的資料里；如文件是針對(duì)投資(造價(jià))的，把它另放在投資(造價(jià))管理資料里；如文件是針對(duì)涉及圖紙的，把它另放在設(shè)計(jì)文件里(為了便于查找，可多復(fù)印一份備在原種類文件中，也可在目錄中寫明另放文件地方)。
4．3按分部工程進(jìn)行分類
對(duì)于材料報(bào)審、工程報(bào)驗(yàn)資料，可區(qū)分分部工程進(jìn)行分類。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目材料多，專業(yè)多、驗(yàn)收多，造成的這些資料也多，這樣分類能反映工程的構(gòu)造特點(diǎn)，保持這些資料的有機(jī)聯(lián)系。
上述所舉的分類方法，無論哪種都必須將目錄做好，以便查找。
總之，要做好監(jiān)理資料的管理，總監(jiān)應(yīng)在提高監(jiān)理人員的素質(zhì)上予以重視，完善制度，落實(shí)責(zé)任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。