問題：某集團(tuán)公司計劃對遍布全國各地的分支機(jī)構(gòu)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，涉及人員達(dá)幾千人。這可實在要費一番周折：要安排酒店、要聯(lián)系會場、各地人員要安排日程空檔出差、要準(zhǔn)備會議的演講稿和辦公用品……，問題是，除了耗費時間和精力以外，還需要找一個可容納幾千人的酒店式會場。
信息技術(shù)的高速發(fā)展極大地影響著人類社會的工作方式和生活方式，許多新的應(yīng)用不斷出現(xiàn)，視頻會議就是近年來興起的一種新的多媒體通信方式。近年來，隨著“信息高速公路”的建立、多媒體技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展，使視頻圖像的網(wǎng)絡(luò)傳輸成為可能，可以通過公眾和專用網(wǎng)絡(luò)包括lan、wan、internet、isdn、atm、ddn、pstn等現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，以低廉的價格傳輸數(shù)據(jù)、視頻和音頻信號，從而實現(xiàn)更快、更高質(zhì)量的通信服務(wù)。視頻會議系統(tǒng)就是利用現(xiàn)代音視頻技術(shù)和通信技術(shù)在兩個或多個地點的用戶之間舉行會議，實時傳送聲音、圖像的通信方式，具有實時性和交互性的特點。通過視頻會議系統(tǒng)，身處異地的人們可以進(jìn)行面對面的會議和討論，不僅可以聽到對方的聲音，更可以看到對方的表情、動作，還可以傳送相關(guān)數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)共享軟件應(yīng)用等更高層次的應(yīng)用。視頻會議對于及時召開工作會議、發(fā)布重要信息、節(jié)約費用和時間具有重要作用，符合現(xiàn)代社會對通信技術(shù)方便、快捷、多媒體、大信息量及交互式的要求。因而，多媒體視頻會議系統(tǒng)迅速發(fā)展，應(yīng)用范圍也愈加廣泛。
視頻會議系統(tǒng)允許好幾組不同地方的人參加同一個會議或討論，互相能夠看到對方全方位的活動圖像，清楚地聽到對方所說的話，感覺就像在一起。用這種方式，視頻會議創(chuàng)造了這樣一個環(huán)境：更快地下決策，更加強大的團(tuán)隊工作、想法、知識，鼓勵能從一個同事傳向另外一個同事。還有一個更為顯著的優(yōu)點就是不用出差。
隨著市場經(jīng)濟(jì)和信息化社會的發(fā)展，一方面國際交流日趨廣泛，國際競爭日趨激烈，商業(yè)活動的各個方面日趨全球化，參與國際競爭，跨國經(jīng)營已成為大企業(yè)的發(fā)展方向。另一方面是辦公網(wǎng)絡(luò)化、個人化的要求越來越高，隨時隨地需要與集團(tuán)或他人交流。這些特點要求將信息通過網(wǎng)絡(luò)連接到世界各個角落，提供方便、快捷、豐富多彩的通信手段。而視頻會議系統(tǒng)就是適應(yīng)這種需求的產(chǎn)品，它把傳統(tǒng)會議面對面交流的自然感帶給了用戶，可以在與同事、客戶進(jìn)行面對面交流的同時，共享文件、圖形、圖表，甚至存在于pc中的應(yīng)用程序。因此，用戶能更為迅速、準(zhǔn)確地把握決策機(jī)會，使更多的人加入到重要決策當(dāng)中，并形成一個更加開放、更加協(xié)作的工作環(huán)境。因而視頻會議自然而然地成為集團(tuán)及個人共享信息資源的重要方式，近年來迅速發(fā)展。