1、合同文件是以招標文件為基礎形成的，在編制招標文件時就應充分熟悉有關的法律文件，了解國家制定的項目建設有關法規(guī)與規(guī)定，如合同法、建筑法、招標投標法、項目管理有關規(guī)定、建筑工程質量管理規(guī)定、工程驗收規(guī)定等等。還要了解有關規(guī)范如監(jiān)理規(guī)范等。此外，在許多情況下，并不是所有大小問題的解決都有法律、法規(guī)可依，但是卻有大家熟知和認可的慣例，這些慣例在編制合同文件解決具體問題時都是很有參考價值的。
2、應有一份可資依據的達到要求深度的設計文件和圖紙，包括勘探資料。因為任何設計的缺陷連帶的不僅是增加發(fā)包人的費用支出，而且還有工期與質量問題。合同編制者應深入研究任何設計可能存在的缺陷，現(xiàn)場條件可能出現(xiàn)的變化，和可能發(fā)生的施工變更，并在合同條款編寫時應用一定的技巧，將克服缺陷的工作交由承包人去做，從增加承包人的工作內容上去化解設計缺陷帶給發(fā)包人的風險；明確、細致地規(guī)定應對任何變化的措施。實踐證明，這樣作比事先“糊涂”事后補救要容易得多，花費也會少。
承包商的一般義務和責任是對工程進行施工、竣工和缺陷修補，而且應對所有現(xiàn)場作業(yè)和施工方法的正確性和安全性負全部責任。完成某項工程，不同施工單位可能有不同的做法，發(fā)包人的目的是取得一個好工程，不必強求施工單位一定要采用自己認定的施工工藝，只要能達到設計要求、符合相關的施工規(guī)范、滿足驗收標準，就應給施工單位自行選擇具體施工工藝的權力。國外通行的做法是施工圖（他們叫詳細設計）由施工單位去完成，這是由于掌握具體施工工藝是施工單位的強項。我曾遇到過有一位發(fā)包人在建設樓房時，委托的設計單位不僅提出了設計，而且還規(guī)定了具體、詳細的施工工藝。這樣，施工單位就直接采用設計單位提出的工藝，而不考慮設計工藝是否有任何不足，按照其設計的工藝施工，結果基礎出現(xiàn)了缺陷，設計單位說是施工單位的責任，施工單位說是設計單位的責任，雙方爭執(zhí)不下，為發(fā)包人造成了困難，特別是為工程安全留下了隱患。因此，在合同編制時，僅應明確發(fā)包人的目的是取得一個符合設計的合格工程，而不宜具體指定為取得合格工程承包人必須采用什么施工方法。發(fā)包人可以對承包人的施工方法進行審查，但審查同意絕不免除承包人的責任，這是國際慣例。
3、使用合同范本是國際上通行的做法。世界銀行就明確要求凡是使用世界銀行貸款的項目，招標時必須使用它規(guī)定的合同范本。我國各行業(yè)大多也制定了自己的行業(yè)范本，如建設部制定的“建設工程施工合同（示范文本）”。這些范本吸收了國際的和我國的項目建設與管理經驗，是字斟句酌編制出來的，對合同執(zhí)行過程中遇到的問題都有明確的解決方式。范本已使合同雙方的權利、義務、風險責任達到了總體平衡，采用這些范本可以簡化合同文件的編制，可以避免自己編制合同時客觀上易于較多地考慮發(fā)包人的利益而形成不平等合約，從而給承包人帶來較大風險的弊端。任何此類弊端都可能導致承包人提高投標報價，最終給發(fā)包人帶來更多的費用支出。
由于工程的多種多樣性，施工中所遇問題的復雜性，合同范本中的商務條款分成了通用條款和專用條款。通用條款是針對所有工程普遍適用的，一般要求不得更改地全部采用。專用條款是針對具體工程的，是對通用條款中相應條款的修改或補充。發(fā)包人應依據其工程實際編制出專用條款，替代或修改通用條款中的相應條款，這是我們編制合同的重點。
4、編制專用條款時要在充分認識本項目特點的基礎上，研究不同規(guī)定對項目建設工期、質量，對發(fā)包人、承包人經濟利益的影響，從而恰當?shù)刈龀黾s定。如關于預付款問題，發(fā)包人可以給，也可以不給，但其后果是不同的。如果不給予預付款，承包人在進場后需要墊支材料采購費，墊支是有費用成本的，其報價必然要因考慮這部分費用成本而提高；再如合同價款支付方式，苛刻的支付方式，必然導致承包人的高報價；再如價格調整問題，有的地方在實行工程量清單計價實施細則中規(guī)定，把漲價因素放入風險因素中考慮，這當然無可非議。但是對于某些施工期較長的項目如三年或更多，就需要考慮這種規(guī)定的利弊。世界銀行的慣例是施工期超過18個月，就應考慮物價變動而進行價格調整問題。過去我們有的文件也提出過超過12個月時實行價格調整。在長施工期內社會物價的漲落，不是一個有經驗的承包商可以準確預見到的，如果沒有價格調整的規(guī)定，為應對這種風險，承包人理所當然的在報價中要考慮對策，發(fā)包人肯定為此要付出代價。在工程施工期限較長時對價格進行調整，合同雙方都不吃虧。如果不講條件、不管施工期長短，一律執(zhí)行不進行價格調整的規(guī)定，當遇到物價下降時，發(fā)包人的支付將比實際需要為多；當物價上漲時，承包人將付出較大的成本，當這種成本大到一定程度時，承包人將有無法承受之慮，從而為降低工程質量留下隱患。一般講我國的承包商承受風險的能力都不是很強，更應小心。
編制合同時還應注意出現(xiàn)任何施工問題時皆為單一責任，即任何問題只有一個責任承擔人，這對施工管理非常重要。比如當發(fā)包人考慮實行自供材料時，必須同時考慮因此而必然帶來的工程質量責任的交叉問題如何解決。因為一旦施工中出現(xiàn)工程質量問題，將會引起材料質量與施工質量的爭議，這是項目管理者不希望遇到的事。
對于范本中通用條款、專用條款均未寫明而在實際中又會遇到的事項，在編制專用條款時均應予以補充。如履約保證金的退還辦法，預留金、暫定金的使用程序等。再如關于稅金計算問題，在執(zhí)行工程量清單計價有關文件中說明“其他項目費”是稅金計算的基數(shù)。這里顯然有一個疏忽，即“其他項目費”包括預留金和暫定金，這兩種費用都界定為用于尚未確定發(fā)生的項目，既然尚未確定，那就是說不一定會發(fā)生，如果不發(fā)生，承包人當然不會繳稅，而這部分價款卻因為已納入稅金計算基數(shù)付給了承包人，這顯然不合適。
5、應該特別說明的是，項目施工中所發(fā)生的一切都會涉及合同雙方任一方的經濟利益，因此合同編制者必須堅持公平、公正的原則，把任何問題的處理規(guī)定都看作是保護當事方合法權益的行為，不要將設計深度不夠和建設條件不清的風險、不可預見和不能防范的風險甚至發(fā)包人的風險等推給承包人承擔。任何不公平的規(guī)定，必然促使利益受到侵害的一方，采取相應的對策和措施，以求補償其損失。
由于合同條款是由發(fā)包人在招標文件中體現(xiàn)出來，因此發(fā)包人在合同條款的制定上處于主導地位、主動地位。承包人依據招標文件中合同條款寫明的各種要求、限制或條件，提出自己的應對措施與相應的報價，處于被動地位。使得某些發(fā)包人誤以為合同條款可以由自己用“霸主”的氣勢去任意規(guī)定，這是不對的。須知，建設項目是由承包人施工的，一旦中標簽訂了合同，承包人進了施工現(xiàn)場，在某種程度上他會變?yōu)橹鲃臃?，如果不能在合同中體現(xiàn)充分的公平，最終受害最大者將會是發(fā)包人自己。
總之：對于發(fā)包人講，付出合理的價格取得一個合格的工程，是他的最大利益所在。對承包人講，建設出一個合格的工程，取得合理的利潤，是他的最大利益所在。要取得這種雙贏的結果，必須注意編制一份全面、正確、公平、公正的施工合同文件，作為項目管理的依據。