管理從來沒有最好，只有最合適，采購管理的模式因企業(yè)的規(guī)模、專業(yè)水平、企業(yè)文化的不同而各有千秋。伴隨天泰整體業(yè)務(wù)快速發(fā)展，特別是天泰從董事長到執(zhí)委會再到項目總經(jīng)理的二度放權(quán)過程中，天泰企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險控制與規(guī)范管理顯得尤為迫切。采招是房企經(jīng)營風(fēng)險、效率、價值與道德融匯的重要環(huán)節(jié)，天泰從風(fēng)險管理和成本最優(yōu)出發(fā)，深入推行基于總部、項目采購目錄分離及發(fā)標(biāo)與定標(biāo)權(quán)責(zé)分離的兩大機(jī)制，形成快速放權(quán)過程中執(zhí)行主體和監(jiān)督主體的制約機(jī)制，降低了采購成本，也避免了快速發(fā)展擴(kuò)張中的采購風(fēng)險。
一、采購管理：監(jiān)督主體與執(zhí)行主體分離
天泰采購管理秉承“三公一透”(公平、公開、公正和透明)的原則進(jìn)行規(guī)范化、精細(xì)化管控。在執(zhí)行層面，采購管理的精細(xì)化核心體現(xiàn)在采購職能權(quán)限清晰劃分以及監(jiān)督職能的完善上，而特色就在于推進(jìn)了采購管理執(zhí)行主體和監(jiān)督主體的分離。在天泰，總部成本管理部門作為招投標(biāo)的管理部門，對采購系統(tǒng)進(jìn)行整體策劃，制定采購管理規(guī)范制度、管理流程、標(biāo)準(zhǔn)采購合同、招標(biāo)文件范本，監(jiān)督與控制采購過程，同時建立戰(zhàn)略供方、集中采購、供應(yīng)商評級管理、供應(yīng)商信息庫。項目公司是采購活動的執(zhí)行主體，具體實施采購活動，編制采購計劃，組織工程、材料和設(shè)備的采購活動。
二、采購招標(biāo)：計劃與過程兩大分離機(jī)制
1.事前計劃分離：總部集中采購與項目專項采購分離
為更好提升采購活動的效率和專業(yè)化分工，天泰針對采購實行了總部與項目采購的分級管理，具體按照總部與項目兩大維度劃分為總部集中采購和項目專項采購。前者發(fā)揮集中采購的議價能力，成本品質(zhì)綜合最優(yōu)，后者強(qiáng)調(diào)一線采購的靈活性和效率。
在落地上，天泰首先針對集中采購和專項采購的目錄進(jìn)行界定，當(dāng)項目合約規(guī)劃制定并開始編制采招計劃時，項目采購經(jīng)理首先將屬于總部集采目錄(比如門、地板、瓷磚、電器等)中的采購事項納入整個公司的集采計劃，并與項目開發(fā)計劃行程互動關(guān)聯(lián)，保證材料設(shè)備進(jìn)場時間滿足施工進(jìn)度要求;做完這一步后，項目采購經(jīng)理再組織將非總部集采目錄中的事項編制成項目采購專項計劃，專項采購計劃直接從合約規(guī)劃中引入，實現(xiàn)采購計劃與項目開發(fā)計劃的自動關(guān)聯(lián)，如此一來，天泰基于“合約規(guī)劃—采購計劃—項目開發(fā)計劃”的聯(lián)動，從計劃和預(yù)算源頭就保證了采購管理和成本管理、計劃管理的一體化。
2.事中過程分離：招投標(biāo)過程中招標(biāo)與評標(biāo)分離
在采購招投標(biāo)的過程管理中，為更好推進(jìn)天泰采購“三公一透”原則，有效規(guī)避天泰快速放權(quán)可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險，天泰在招投標(biāo)環(huán)節(jié)特別推行“發(fā)標(biāo)與評標(biāo)相互分離”的管控機(jī)制。實踐中，天泰針對招標(biāo)過程進(jìn)行了清晰的權(quán)責(zé)劃分，總部采購部門和項目公司為“招標(biāo)單位”，負(fù)責(zé)本單位工作職責(zé)范圍內(nèi)需要通過招投標(biāo)或比價形式確定供方的發(fā)起工作，并具體負(fù)責(zé)招標(biāo)計劃的編制以及招標(biāo)文件的起草、報批等工作。成本管理中心為“評標(biāo)和定標(biāo)組織單位”，即招投標(biāo)管理部門，負(fù)責(zé)招標(biāo)控制價的編制、開標(biāo)前的清標(biāo)工作、評標(biāo)小組的選擇提報、組織評標(biāo)、評標(biāo)結(jié)果的審核與報批。通常情況下，在提交各單位的投標(biāo)文件后，招標(biāo)單位相關(guān)人員不能參與評標(biāo)工作，也不能對招標(biāo)的結(jié)果施加影響，保證招投標(biāo)過程中招標(biāo)與評標(biāo)分離，規(guī)避了道德風(fēng)險。
三、采購方式界定與控制價管理
1.清晰界定采購方式：按需選擇，實現(xiàn)效率與質(zhì)量平衡
事實上，很多房企采購招投標(biāo)都存在嚴(yán)重不規(guī)范、不透明和高風(fēng)險，表現(xiàn)在采購方式選擇的隨意性上，要么是老板一句話決定，要么依靠對個別員工的信任來確定，還有些對大多數(shù)采購活動都采取同樣一種招標(biāo)方法，導(dǎo)致招標(biāo)效率、效果和后期合作都存在諸多風(fēng)險。對此，天泰成本總監(jiān)胥傳林表示：“天泰很早就對采購方式等進(jìn)行了規(guī)范管理，主要通過直接采購、比價、特殊確認(rèn)供方、邀請招標(biāo)、招投標(biāo)等多種采購方式按需靈活選擇，保證招標(biāo)效率與質(zhì)量的平衡，同時，天泰也對不同規(guī)模的招標(biāo)進(jìn)行了權(quán)責(zé)等的規(guī)范界定。比如天泰針對一般的和小額的采購產(chǎn)品直接采購或是比價采購，而對一些批量大、價值高的產(chǎn)品，采用邀約招標(biāo)或是公開招標(biāo)。”
2.采購控制價的規(guī)范化編審：分類控制、權(quán)責(zé)合理、規(guī)避后期執(zhí)行混亂
在采購控制價編制和審核上，天泰清晰的權(quán)責(zé)界定與專業(yè)化分工有效杜絕了后期執(zhí)行和管理可能出現(xiàn)的混亂。控制價主要界定為工程類、材料設(shè)備類和其他類，工程類的招標(biāo)控制價由成本管理中心或其委托的專業(yè)咨詢公司編制，然后由各項目成本負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核;設(shè)備類控制價則由物資采購中心負(fù)責(zé)編制，并有效落實控制價不超過目標(biāo)成本;除上述兩類以外的其他招標(biāo)控制價則由相關(guān)對應(yīng)部門編制。為防止?jié)撛陲L(fēng)險，成本總監(jiān)可對招標(biāo)控制價的合理性和可行性進(jìn)行審查，必要時進(jìn)行調(diào)整。
四、入圍管理：三大剛性原則保證采購質(zhì)量
入圍管理對招投標(biāo)非常重要，直接決定后期評標(biāo)、定標(biāo)的招標(biāo)質(zhì)量，天泰對于入圍投標(biāo)單位管理非常嚴(yán)格，主要有三大規(guī)則：一是基本性規(guī)則，即所有入圍投標(biāo)單位各項條件必須符合招標(biāo)文件要求;二是強(qiáng)調(diào)招標(biāo)的有效性和增加招標(biāo)池子的可選擇性，確定邀請招標(biāo)有效標(biāo)必須大于等于2n+1，n為實際需要合作的供方，比如招標(biāo)一家供方則邀約投標(biāo)單位數(shù)不少于3家;第三條是為了規(guī)避招標(biāo)各種潛在風(fēng)險，要求每次招標(biāo)都要有新鮮血液融入，即要求每次招標(biāo)盡量保證至少有一家從未合作過的新單位投標(biāo)。
除了上述三條規(guī)則外，胥總還強(qiáng)調(diào)，天泰要建立自身規(guī)范精細(xì)的供應(yīng)商庫，針對所有入圍的供應(yīng)商進(jìn)行審核把關(guān)，通過早期不同城市、不同項目合作的供方全過程管理，實現(xiàn)供方管理有跡可循，讓化了妝又來的不合格供方首先能快速篩選出去，盡量減少城市間、項目間和不同人員間信息不對稱所帶來的粗放的供方管理與合作。
五、評標(biāo)管理：利益回避機(jī)制+專業(yè)民主制+封閉式評標(biāo)
為實現(xiàn)招投標(biāo)的“三公一透”，并保證評標(biāo)質(zhì)量，胥總表示：“天泰在評標(biāo)上堅持三大原則，第一是專家民主評標(biāo)制，即由不同業(yè)務(wù)類的專家組合成評標(biāo)小組進(jìn)行民主制評標(biāo)，從源頭上保證了評標(biāo)的專業(yè)性、民主性;第二是跟評標(biāo)有利害關(guān)系的人(如投標(biāo)推薦人)必須回避，項目招標(biāo)中自身的項目總一律回避，保證評標(biāo)的合理性和公正性;第三是為更好避免評標(biāo)過程和評標(biāo)現(xiàn)場的波動性和外界干擾，天泰特別推行了‘封閉式評標(biāo)’，對于合同值大于1000萬元的某些品類工程，必須強(qiáng)制執(zhí)行全封閉評標(biāo)，而對于1000萬元以下的評標(biāo)，不做強(qiáng)制，但若成本管理中心認(rèn)為必要的，也可進(jìn)行全封閉評標(biāo)。”
整體而言，天泰招標(biāo)評委人員不固定，而是基于專家資源庫動態(tài)調(diào)整。對于特別重大的工程或物資采購評標(biāo)，成本管理中心或成本總監(jiān)認(rèn)為需要時，可報天泰地產(chǎn)董事長、總裁一致同意后安排招標(biāo)單位人員參加評標(biāo)。在實踐中，天泰成本管理中心會根據(jù)招標(biāo)工程的特點，從評標(biāo)專家?guī)靸?nèi)擬定評標(biāo)小組成員及組長，但這個環(huán)節(jié)要求非常嚴(yán)格，在評標(biāo)類型區(qū)隔上，天泰將技術(shù)標(biāo)和經(jīng)濟(jì)標(biāo)的評標(biāo)小組單獨分開，互不影響，讓各自評審更加客觀公正;在評標(biāo)專業(yè)性上，評標(biāo)人一般都是各條專業(yè)線的專家，比如土建類專家、安裝類專家、設(shè)計類專家，天泰高管基本不直接參加;另外，若出現(xiàn)某些招標(biāo)內(nèi)部缺乏相應(yīng)專家的特殊情況，評標(biāo)小組也可聘請行業(yè)外部專業(yè)人員參加，但外部評標(biāo)人數(shù)不得超過評標(biāo)小組成員的三分之一。在評標(biāo)人數(shù)選擇上，成本管理部要求評標(biāo)小組人數(shù)以3人以上奇數(shù)原則確定，避免后期民主投票決策的僵局;在評標(biāo)信息告知上，天泰很注意保密機(jī)制，特別評標(biāo)開標(biāo)前一天晚上才通知，上億的項目開標(biāo)甚至前1小時才通知。
此外，天泰每次評標(biāo)，成本管理中心都會派一名評標(biāo)監(jiān)督人員。評標(biāo)監(jiān)督人員應(yīng)記錄評標(biāo)人員現(xiàn)場提問和投標(biāo)人員的回答意見，必要時，評標(biāo)過程可現(xiàn)場錄音，問答記錄和錄音資料由成本管理中心負(fù)責(zé)保管，保管期限至項目竣工后。
六、定標(biāo)管理：多放權(quán)一線、現(xiàn)場開標(biāo)、多種定標(biāo)方式
1.多種定標(biāo)方式結(jié)合，強(qiáng)調(diào)適應(yīng)性
定標(biāo)是整個招投標(biāo)環(huán)節(jié)最關(guān)鍵的一步，行業(yè)中很多房企一味通過最低價中標(biāo)和不斷壓價的方式選擇供應(yīng)商，結(jié)果造成供應(yīng)商后期工程實施配合度低，變更、簽證需求多，用工期和拒交房與開發(fā)單位討價還價等，天泰強(qiáng)調(diào)與供方雙贏，在定標(biāo)時更強(qiáng)調(diào)在滿足供方合理利潤基礎(chǔ)之上的合理低價中標(biāo)。具體而言，天泰對定標(biāo)方式進(jìn)行區(qū)別化選擇，即對于通用技術(shù)且對性能標(biāo)準(zhǔn)無特殊要求時，原則上采用合理低價中標(biāo);對于技術(shù)含量高、影響重大或有特殊要求的項目可以采用綜合評分法。
2.放權(quán)一線，民主定標(biāo)實現(xiàn)分級管控
在定標(biāo)審核上，天泰定標(biāo)基本屬于平民選擇，領(lǐng)導(dǎo)最后審核，給中層較多空間和信任，即以專家評標(biāo)小組的評定為準(zhǔn)，特殊情況才需要再評。在審核上，為更好地放權(quán)給項目和城市公司，天泰實行抓大放小、分級管理，比如對合同值小于100萬元的評標(biāo)確定，就由招標(biāo)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);而對合同值大于100萬元小于1000萬元的評標(biāo)確定，總裁最終批準(zhǔn);大于1000萬的合同則由董事長批準(zhǔn)。
3.現(xiàn)場開標(biāo)，規(guī)避潛在風(fēng)險
在評標(biāo)效率上，天泰強(qiáng)調(diào)能夠采取現(xiàn)場集中統(tǒng)一開標(biāo)、評標(biāo)的，盡量采取現(xiàn)場開標(biāo)、評標(biāo)，以避免由于時間、過程較長，給供應(yīng)商帶來通過非正常途徑協(xié)調(diào)、活動的余地。具體而言，天泰要求評標(biāo)當(dāng)天完成，評標(biāo)與外界完全隔離，通過純粹封閉式地不斷談判，當(dāng)天就出結(jié)果。而在評標(biāo)投票或評分結(jié)果確定后，評標(biāo)小組應(yīng)當(dāng)場出具《招評標(biāo)定標(biāo)意見書》，評標(biāo)小組全體成員簽字確認(rèn)，對于戰(zhàn)略采購或是特別重大的評標(biāo)，評標(biāo)小組認(rèn)為必要時，可以推薦中標(biāo)單位與備選單位，由項目董事長組織洽談后確定中標(biāo)單位報批。成本管理中心須派專人對每次評標(biāo)過程進(jìn)行監(jiān)督，揭標(biāo)后如發(fā)現(xiàn)異常情況，成本管理中心監(jiān)督人員有權(quán)請示成本總監(jiān)或執(zhí)委會分管領(lǐng)導(dǎo)同意后停止評標(biāo)。
4.定標(biāo)時，區(qū)別化選擇新老合作單位
天泰在推行戰(zhàn)略采購或是集中采購戰(zhàn)略協(xié)議簽訂后，過程中項目公司可以直接簽訂合同，整體上節(jié)約了招標(biāo)成本，并系統(tǒng)提升了招標(biāo)效率。在具體定標(biāo)上，胥總表示，“定標(biāo)時，新老單位報價相差不大，會側(cè)重選擇老單位，尤其是工程施工類招標(biāo)，由于工程招標(biāo)和合作好壞直接影響和左右項目工期的快慢，因此會慎重選擇新單位，比如針對景觀、綠化總包等都盡可能使用老供方。而在主體施工上，天泰強(qiáng)調(diào)供方有競爭機(jī)制才能保證天泰產(chǎn)品品質(zhì)和友好合作，天泰常年保持與三四家主體施工單位的合作。”
七、沒有最好，只有更優(yōu)：總部與項目采購權(quán)限動態(tài)優(yōu)化
在整個供應(yīng)商合作中，胥總強(qiáng)調(diào)：“天泰發(fā)展已經(jīng)18年，未來希望能跟有限的供方打交道，互信雙贏，長期合作，最終將天泰采招、成本的工作重點從關(guān)注招標(biāo)評標(biāo)過程管理到關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量和工程現(xiàn)場成本控制，真正將人員解放到項目現(xiàn)場。”
關(guān)于采購招標(biāo)，沒有最好的管控方式，適合企業(yè)發(fā)展不同階段業(yè)務(wù)與管理需要才為最好，伴隨總部對項目一線放權(quán)的邊界越來越大，在保證風(fēng)險可控的前提下，未來會不斷將采購權(quán)限分階段、分步驟、分范圍下放到項目一線，減少集團(tuán)的審批環(huán)節(jié)，最終提升項目一線效率，成就和服務(wù)項目成為更大更強(qiáng)的利潤中心。