工地例會作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息，協(xié)調處理、解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在曰常監(jiān)理工作中得到了業(yè)主、施工單位的一致認可。建設工程監(jiān)理規(guī)范也對工地例會如何開好做出了明確規(guī)定。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會議效果達不到預期目的，解決不了工程中的實際問題，使工地例會失去了應有的作用和意義。監(jiān)理單位作為會議的主持方對開好工地例會負有義不容辭的責任。在此，談談我們在開好工地例會方面的體會。希望同行指教。
1 明確會議時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容及會議紀律，并按此嚴格實施
監(jiān)理方在工地第一次會議中應與各方確定好工地例會制度，其中對人員、會議內(nèi)容、會議紀律須著重說明。例會召開時，現(xiàn)場參建三方的主要負責人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項目經(jīng)理都應到場，同時監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術負責人、質量員、安全員也應到場。根據(jù)議題需要，邀請設計單位、分包單位及其它有關單位的人員參加。由于個別負責人員平時因工作關系不能常駐工地，不能全面了解工程情況，而通過參加工地例會，可以直接獲悉工程信息，了解各方關切事宜和立場，以便盡快拍板解決工程實際問題，項目總監(jiān)的身體力行將對確保例會的成功召開起到表率作用。
至于例會內(nèi)容在建設工程監(jiān)理規(guī)范中做了明確要求，即：①檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；，②檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；③檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；④檢查工程量核定及工程款支付情況；⑤解決需要協(xié)調的有關事項；⑥其他有關事宜。隨著(建設工程安全生產(chǎn)管理條例》的施行，對工程現(xiàn)場進行安全管理已成為監(jiān)理工作的一部分，故在例會中也應加入對這方面進行檢查分析的內(nèi)容，以便督促整改。對會議內(nèi)容的約定是工地例會能否開好的重要一環(huán)，其中對整改落實情況的回顧及對新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是通過會議對：工程質量、進度、安全進行控制管理的體現(xiàn)，檢查工程量核定及工程款支付情況是處理施工方關切、保持其工作積極性的重要手段，協(xié)調解決建設過程中的矛盾則是理順各方關系、保證施工順利進行所必不可少的。所以說總監(jiān)在主持例會時應逐一進行各項內(nèi)容的討論和解決，提高會議解決實際問題的效果，增加會議對各方的吸引力。
會議紀律對完善和堅持例會制度提供有效保障。以往在開工地例會時，我們往往碰到與會人員缺席遲到、大聲接聽手機、隨意插話、私下談論與會議無關的內(nèi)容等干擾會議進程、影響會議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會議紀律也是必不可少的。在有些工程中，業(yè)主直接將例會的到會率作為考核施工方項目經(jīng)理的指標，將有關規(guī)定寫入了施工合同。而對于原合同中沒有有關紀律規(guī)定的，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會議紀律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權的情況下，在第一次工地會議時宣布曰后工地例會的會議紀律，并講明對違反紀律人員的經(jīng)濟處罰措施。對于制定的規(guī)則，各方應嚴格執(zhí)行，一視同仁。
2 掌握工程信息，了解各方關切的存在問題，做好會議準備
為求實效，會議前期的準備工作是必不可少的。作為主持人的總監(jiān)通過曰常巡視、查看資料、談話等方式，在專業(yè)監(jiān)理工程師的協(xié)助下掌握包括進度、質量、安全、設計變更、違約索賠等信息，及時收集匯總有關情況，為召開會議做好準備。在準備工作中，要做好以下幾個方面的工作：
(1)了解上次會議決定的落實情況，對仍懸而未決的問題分析原因。
(2)認真收集、整理工程進度數(shù)據(jù)，運用橫道圖、s形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進度計劃的比較，獲悉工程實際進度與計劃工期的差別；據(jù)此分析產(chǎn)生進度偏差的原因、偏差對后續(xù)工作的影響以及調整進度計劃的可行措施。
(3)通過對例會周期內(nèi)的工程進行實測實量，利用其具體數(shù)據(jù)來反映例會周期內(nèi)施工質量情況。對收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計方法，對工程質量進行靜動態(tài)的分析，找出影響工程質量的各類因素，并對癥下藥，找到解決問題的方法。
(4)對材料、構配件和設備供應進場驗收情況和試塊試件見證送檢情況進行統(tǒng)計分析。
(5)了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護、施工場地機械分配使川等矛盾，對矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握，從工程建設的實際需要出發(fā)，確定監(jiān)理協(xié)調的原則立場。
(6)掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn)、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護、施工機具運行狀況、施工人員的安全意識和安全行為等各個環(huán)節(jié)存在的問題進行分析，思考解決辦法。
(7)對工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進行統(tǒng)計，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準備工作。
(8)對施工單位提交的索賠報告進行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準備。
(9)準備好工程中人員調整名單、通信錄、上級主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計表等資料：對遺漏報驗的工程資料列好清單。
為了使工地例會順利召開，事先應通知各方做好準備，比如讓施工單位做好匯報工作用的《工程周報》，周報內(nèi)可以對上個周期內(nèi)的形象進度完成情況、質量和安全問題整改落實情況及下周計劃安排做出說明。同時，在會前及時與涉及會議內(nèi)容的有關單位通報情況，交換意見。尤其在涉及工程聯(lián)系單審核及索賠事宜的處理時，必須與業(yè)主溝通，協(xié)調立場，確定處理原則，避免會上陷于被動?？偙O(jiān)對會議內(nèi)容做好充分準備工作后，就為較順利的主持會議打下基礎。
3 沉穩(wěn)主持，善于傾聽，協(xié)調立場，明確措施，恰當表態(tài)
會議簽到完成后，總監(jiān)就可按照第一次工地會議中規(guī)定的例會議程開始主持會議。
(1)在涉及檢查上次例會議定事項的落實情況時，應著重傾聽有關單位未按時完成事項的原因，以及進一步解決問題的打算：在完成對有關原因的分析后，確定單個或多個責任人再次落實的時間，確保問題不落實不放過。這樣，才能達到例會的效果，使各方真正重視例會。
(2)由施工單位對上個例會周期內(nèi)工程的進度、質量、安全情況進行總結，做出自我分析，表明下一階段擬采取的改進措施。監(jiān)理單位應針對施工單位說明的情況，結合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關問題，分析改進措施的利弊，達成共識，確定落實事項的責任人及落實時間。對施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱，對施工方的合理要求應提請業(yè)主早曰給予答復。比如建議業(yè)主早曰對甲供材料進行定型確認等。
(3)業(yè)主、監(jiān)理單位應針對施工單位在自身總結中未提到的進度、質量、安全問題，提出整改要求和批改落實時間。如施工方對有關整改要求提出異議，則應了解其原因，統(tǒng)一意見，明確落實整改的時間及措施。
(4)認真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵各方換位思考存在問題，協(xié)調各方找到共同點，提出有效的解決辦法；必要時對各專業(yè)施工的目標按施工程序進行適當調整，避免交叉作業(yè)時因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭斗的情況。在協(xié)調中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費用支付原則；如不成熟，則表明會后繼續(xù)討論，避免影響會議進展。
(5)對施工方關心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進行通報，并做出相應解釋。對可能產(chǎn)生違約、工期、費用索賠的情況進行預警，對已經(jīng)提出索賠的則將處理進展情況向各方進行解釋。對提出的疑義，應做適當解釋，不宜或不易說明的則應表明會后商討。
(6)安排處理其他事宜。比如傳達上級主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調整等需要宣布的內(nèi)容。
如有條件，在會議上可以在說明有關問題時插放圖表、影像資料，加深與會人員印象，促進問題的解決。
總監(jiān)在主持會議中，要注意用詞恰當，語氣確切。同時，在例會中協(xié)調處理造價控制等問題時，應按事先達成的原則進行；對進度、質量、安全等問題商討時，應與業(yè)主方達成默契，爭取業(yè)主方最大支持，確?？刂颇繕藢崿F(xiàn)。
4 會議后應形成紀要備查
工地例會應當由指定的監(jiān)理人員記錄，會議紀要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理。主要內(nèi)容有：會議地點及時間；會議主持人；出席者姓名、單位、職務；會議內(nèi)容及決議事項，包括負責落實單位，負責人和時限要求：其它事項。
會議紀要的審簽、打印和發(fā)放應遵循以下原則：紀要內(nèi)容應真實，簡明扼要；紀要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負責人簽認；會議紀要發(fā)放到有關各方，并應有簽收手續(xù)。