理貨單證主要有理貨委托書、計(jì)數(shù)單、現(xiàn)場(chǎng)記錄、日?qǐng)?bào)單、貨物溢短單、貨物殘損單、分港卸貨單、貨物分艙單、貨物積載圖這些種類，理貨單證的作用是原始數(shù)據(jù)的各種依據(jù)證明。
理貨單證的種類：1、理貨委托書，理貨委托書是委托人委托理貨機(jī)構(gòu)辦理理貨業(yè)務(wù)的書面憑證。
2、計(jì)數(shù)單，計(jì)數(shù)單是理貨人員理貨計(jì)數(shù)的原始記錄。它是判斷卸船貨物數(shù)字是否溢、短裝，裝船貨物數(shù)字是否正確的惟一依據(jù)。船方對(duì)計(jì)數(shù)單非常重視，在理貨過程中，要經(jīng)常檢查理貨人員的計(jì)數(shù)單是否準(zhǔn)確。
3、現(xiàn)場(chǎng)記錄，現(xiàn)場(chǎng)記錄是理貨人員記載貨物異常情況和現(xiàn)場(chǎng)情況的原始憑證。如發(fā)現(xiàn)進(jìn)口貨物在船上有原殘、混裝、隔票不清等情況，均應(yīng)編制現(xiàn)場(chǎng)記錄。
4、日?qǐng)?bào)單，日?qǐng)?bào)單是理貨組長向船方報(bào)告各艙貨物裝卸進(jìn)度的單證。進(jìn)出口貨物不能合制一張日?qǐng)?bào)單。日?qǐng)?bào)單上的貨物噸數(shù)為參考數(shù)，貨物件數(shù)是準(zhǔn)確數(shù)，它根據(jù)當(dāng)班的計(jì)數(shù)單填寫。
5、貨物溢短單，貨物溢短單是記載進(jìn)口貨物件數(shù)溢出或短少的證明。它由理貨組長累計(jì)計(jì)數(shù)單，對(duì)照進(jìn)口艙單編制。貨物溢短單的編制，關(guān)系到船方的經(jīng)濟(jì)利益，必須經(jīng)大副或船長簽字。
6、貨物殘損單，貨物殘損單是記載進(jìn)口貨物原殘情況的證明。它由理貨組長根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄匯總編制。貨物溢短單經(jīng)大副或船長簽字。
7、分港卸貨單，分港卸貨單記載兩港分卸的同一票貨物在第一卸貨港卸貨件數(shù)的證明。由理貨人員編制，作為第二卸貨港理貨的依據(jù)。
8、貨物分艙單，貨物分艙單是分港分艙記載每票貨物裝艙部位的清單。一個(gè)卸貨港編制一份，由理貨組長根據(jù)裝貨單編制。
9、貨物積載圖，貨物積載圖是出口貨物實(shí)際裝艙部位的示意圖，由理貨組長根據(jù)裝船過程中的變化，隨時(shí)修改貨物配載圖面繪制成的。
貨物積載圖對(duì)船方了解貨物裝船情況和貨物在艙內(nèi)的積載部位，對(duì)卸貨港安排卸船作業(yè)和卸港進(jìn)貨工作，都起著重要的作用。
理貨單證的性質(zhì)和作用1.貨物數(shù)量和狀態(tài)的交接證明。
2.利益人向責(zé)任人索賠的依據(jù)；貨運(yùn)事故司法處理證據(jù)。
3.港口、提貨人、發(fā)貨人、承運(yùn)人安排貨運(yùn)工作的依據(jù)。
4.船舶貨物管理依據(jù)。
5.發(fā)貨人、收貨人處理貿(mào)易事務(wù)的文件。
6.口岸管理機(jī)構(gòu)開展管理的依據(jù)。
7.理貨機(jī)構(gòu)處理業(yè)務(wù)依據(jù)。