外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中
不可或缺的重要環(huán)節(jié)
熟練掌握外貿(mào)單證的流程
才有助于保障
外貿(mào)交易的安全、順利進(jìn)行
不過
外貿(mào)單證相關(guān)知識點(diǎn)較多
要熟練掌握還真是不容易
別擔(dān)心！
今天用淺顯易懂的方式
為大家介紹外貿(mào)單證的完整流程
以及5個風(fēng)險(xiǎn)防范建議
希望對正在做外貿(mào)行業(yè)的朋友
能夠有所幫助
外貿(mào)單證流程
1
客戶詢盤
一般在客戶下purchase order （一般簡稱為po）之前，都會有相關(guān)的order inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
2
報(bào)價(jià)
業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人詢盤，確定貨物品名、型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，制作成正式報(bào)價(jià)單quotation給客戶。報(bào)價(jià)單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報(bào)價(jià)的有效期。因?yàn)閰R率和原料價(jià)格的波動，報(bào)價(jià)可能視情況進(jìn)行調(diào)整，因此注明報(bào)價(jià)有效期為以后調(diào)價(jià)做好鋪墊。
3
接收訂單
經(jīng)過洽談，客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后會發(fā)送訂購單purchase order給業(yè)務(wù)員，并要求業(yè)務(wù)員制作形式發(fā)票proforma invoice（一般簡稱為pi）。業(yè)務(wù)員制作完pi，發(fā)給客戶確認(rèn)。
4
準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單
得到客人的訂單確認(rèn)后，開始準(zhǔn)備給工廠下單。
5
業(yè)務(wù)審批
按照一般的公司流程，業(yè)務(wù)部收到訂單后，制成訂單明細(xì)，連同客戶訂單復(fù)印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進(jìn)，沒有跟單員的公司，業(yè)務(wù)員自行跟進(jìn)。
6
下達(dá)生產(chǎn)通知
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：
①如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)l/c已經(jīng)收到，然后業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。
②如果是t/t付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
③如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
7
驗(yàn)貨
①在交貨期前一周，要通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。
②如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。
③如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗(yàn)貨時間通知工廠。
8
制備基本文件
根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（一般由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。
9
商檢
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10
租船訂倉
①如果給客戶的報(bào)價(jià)是基于fob條款，通常客人會指定貨代。盡早與貨代聯(lián)系，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知（shipping order，簡稱so），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
②如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較選擇價(jià)格優(yōu)惠信譽(yù)好船期合適的船公司，并通告給客人。如客人不同意要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
③如果貨物不夠一個小柜需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。
11
安排拖柜
①貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司提供以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機(jī)及聯(lián)系電話等。沒有長期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運(yùn)事宜并在向貨代支付本地費(fèi)時一并支付提貨相關(guān)費(fèi)用即可。
②發(fā)送一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。
③要求工廠在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12
委托報(bào)關(guān)
在拖柜同時將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
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獲得運(yùn)輸文件
①最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨代。補(bǔ)料要按l/c或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
②督促船公司盡快出提單樣板及本地費(fèi)用帳單。仔細(xì)核對提單樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
③及時支付運(yùn)雜費(fèi)等本地費(fèi)用，付款后通知船公司及時取得提單正本等運(yùn)輸文件。
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準(zhǔn)備其他文件
①商業(yè)發(fā)票：l/c要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與l/c上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。l/c上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
②form a原產(chǎn)地證書：form a原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在l/c的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，form a證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。目前市面上有許多代辦form a證的服務(wù)，可根據(jù)需要找人代辦。
注意：form a，就是普惠制原產(chǎn)地證明書，它是具有法律效力的我國出口產(chǎn)品在給惠國享受在最惠國稅率基礎(chǔ)上進(jìn)一步減免進(jìn)口關(guān)稅的官方憑證。目前給予我國普惠制待遇的國家共38個。
③一般原產(chǎn)地證 (co,也就是certificate of origin)：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù)，費(fèi)用一般在100-200元之間，可根據(jù)需要找人代辦。
④裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時l/c要求提供發(fā)送證明，如報(bào)告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
⑤裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。
15
交單
①采用l/c收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤才交銀行議付。
②采用t/t收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復(fù)印件給客人付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件（pi,pl,forma或co）寄給客人。切勿在沒有收到尾款時就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目的港提貨，增加了供應(yīng)商收款的風(fēng)險(xiǎn)。付款條款是100%t/t in advance的客戶，可以在發(fā)貨前就和貨代溝通選擇提單電放服務(wù)。
16
業(yè)務(wù)登記
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，便于以后查詢統(tǒng)計(jì)等。
17
文件存檔
所有的文件、l/c和議付文件必須留存一整套以備查用。
5個風(fēng)險(xiǎn)防范建議
1.了解清楚相關(guān)法律法規(guī)
●
為了整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序，國家制定了一系列進(jìn)出口法律法規(guī)，因此，正確掌握和運(yùn)用這些法律法規(guī)可以規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)的運(yùn)作，起到積極有效的防范作用。
在出口業(yè)務(wù)中，運(yùn)用《涉外經(jīng)濟(jì)合同法》、《對外貿(mào)易法》、《海關(guān)法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《出口收匯核銷管理辦法》、《出口貨物退（免）稅若干問題的規(guī)定》、《商品檢驗(yàn)法》等法律法規(guī)的有關(guān)條款進(jìn)行比照，分析本筆出口業(yè)務(wù)的不規(guī)范之處和風(fēng)險(xiǎn)大小，最后決策運(yùn)作與否。
2.進(jìn)行資信調(diào)查
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在對外貿(mào)易時選擇交易對象非常重要，需要慎重考察對方身份的真實(shí)性，查清對方的資信情況。如看營業(yè)執(zhí)照的正本和副本，并對正本、副本的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證；考察對方資產(chǎn)信用的真實(shí)性和履約能力，了解其開設(shè)的基本帳戶和經(jīng)營活動情況，如生產(chǎn)加工能力、出口許可、原材料供應(yīng)、貨源等。當(dāng)事人的資信情況關(guān)系到其有無承擔(dān)債務(wù)責(zé)任的能力和有無履約誠意。
3.運(yùn)用規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段
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為防止信用證欺詐，作為出口商應(yīng)盡量使用c組貿(mào)易術(shù)語（如：cfr、cif、cpt、cip等）。另外，要嚴(yán)格審核單證，加強(qiáng)對假冒信用證、“軟條款”信用證的識別，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)提出修改信用證。
4.簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?br>●
如在合同里面訂立品質(zhì)條款、認(rèn)證條款、價(jià)格條款、檢驗(yàn)條款、索賠條款、支付條款、運(yùn)輸條款、定出詳盡的規(guī)格、要求等，并要求對方出具法人代表或委托書簽字的文書。
5.保存好各類單證
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建議出口企提前制定單證保管制度，把外貿(mào)單證按照年份、進(jìn)出口、關(guān)區(qū)等規(guī)則分門別類歸入相應(yīng)的檔案盒，從接單開始到催款對賬，均做好審查把關(guān)，保留好書面文件。