收到發(fā)貨人的發(fā)貨預報后,向航空公司噸控部門領(lǐng)取并填寫“訂艙單”,提供相應(yīng)信息：貨物名稱、體積(必要時提供單件尺寸)、重量、件數(shù)、目的地、要求出運時間、其他運輸要求(溫度、裝卸要求、貨物到目的地時限等)。貨物人庫以后,根據(jù)實際接收的發(fā)運貨物，與之確認委托書中各項欄目訂艙細節(jié),向航空公司確認訂艙。
航空運輸包括集中托運和直接運輸兩種,航空貨運單也包含了主運單和分運單。航空貨運單是發(fā)貨人收結(jié)匯的主要有效憑證,因此運單的填寫必須詳細、準確、嚴格符合單貨一致、單單一致的要求。
代理人在收取貨物之后,進行集中托運,需要把來自不同托運人的貨物集中到一起,交給航空公司,代理人和航空公司需要簽發(fā)一個航空運單作為憑證,這就是主運單。通常情況下,一份主運單對應(yīng)多份分運單。一票集中托運貨物的所有分運單都要裝在結(jié)實的信封內(nèi)附在主貨運單后,并在貨運單“nature and quantity(性質(zhì)和數(shù)量)欄內(nèi)注明:“consolidation as per attached manifest”,意為“集中托運貨物的相關(guān)信息附在隨帶的艙單中”。
分運單是指在進行集中托運貨物時,從各個托運人處收取貨物時,集運商需要簽發(fā)給各個實際托運人的一個航空運單憑證。因此在分運單中填寫的托運人和收貨人為貨物真正的相關(guān)聯(lián)系人。