形式發(fā)票是一種非正式發(fā)票，是賣方對潛在的買方報價的一種形式。買方常常需要形式發(fā)票，以作為申請進口和批準外匯之用。
“proforma”是拉丁文，它的意思是“純?yōu)樾问降?rdquo;，所以單從字面來理解，proforma invoice 是指純?yōu)樾问降? 無實際意義的發(fā)票。這種發(fā)票本來是賣方在推銷貨物時，為了供買方估計進口成本，假定交易已經成立所簽發(fā)的一種發(fā)票。實際上，并沒有發(fā)出貨物的事實，正因為如此，在日本這種發(fā)票也被稱之為“試算發(fā)票”。
形式發(fā)票與商業(yè)發(fā)票不同的是在發(fā)票上有“形式”字樣。這種發(fā)票可以用作邀請買方發(fā)出確定的訂單。發(fā)票上一般注明價格和銷售條件，所以一旦買方接受此條件，就能按形式發(fā)票內容簽定確定合約。
由于形式發(fā)票上詳細載明了進口貨價及有關費用，所以有些國家規(guī)定可以憑形式發(fā)票申請進口許可證，或作為向海關申報貨物價格之用。
在實務上，倘若proforma invoice 具備報價單的內容而構成法律上的要約(offer)，則可以用來替代報價單，甚至可以作銷售確認書(sales confirmation)。
形式發(fā)票還可以用于其他需要結算的場合。(1)用于預付貨款，即在裝貨前要求現(xiàn)金支付。(2)在寄售方式中，出口的貨物沒有確定的銷售合約，而是放在代理商手中，對代理商來說，形式發(fā)票可以作為向潛在的買方報價的指南。(3)如果是投標，形式發(fā)票可以使買方在許多相互競爭的供貨商中按合理的價格和銷售條件簽訂銷售合同。