貨物準(zhǔn)備和檢驗(yàn)完成后，出口商必須按照合同信用證的規(guī)定安排貨物運(yùn)輸，并負(fù)責(zé)租船、訂艙和裝船事宜。在實(shí)踐中，在cfr和cif交易方式下，出口商可以選擇國外船公司；fob交易方式下，進(jìn)口商一般委托船公司承運(yùn)貨物，但裝運(yùn)的具體工作仍由出口商安排。
租船訂艙分為詢價(jià)、訂艙、裝車三個步驟。
詢價(jià)
查詢也稱為查詢。通常是指承租人根據(jù)自己的貨物運(yùn)輸需要或?qū)Υ暗奶厥庖?，通過租船經(jīng)紀(jì)人在租船市場提出租船請求。查詢主要以電報(bào)或電傳等書面形式進(jìn)行。承租人預(yù)期條件的內(nèi)容一般應(yīng)包括：所載貨物的種類、數(shù)量、裝貨港和卸貨港、裝運(yùn)期限、租船方式或期限、預(yù)期水平 運(yùn)費(fèi)（租金），以及所需船只的詳細(xì)信息。船東也可以先通過租船經(jīng)紀(jì)人向租船市場發(fā)送詢價(jià)，以便承接貨物。船東詢價(jià)的內(nèi)容包括擬租用船舶的名稱、國籍、船型、散貨和包裝能力、可租用的時(shí)間、預(yù)計(jì)承包的貨物種類等。
預(yù)訂
訂艙是貨物托運(yùn)人（托運(yùn)人）或其代理人根據(jù)其具體需要，選擇合適的船舶向承運(yùn)人（即班輪公司或其業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)）口頭或通過訂艙函進(jìn)行預(yù)約訂艙， 為申請運(yùn)輸，承運(yùn)人對該申請作出承諾。
賣方備貨時(shí)，收到國外的信用證，核對無誤后，主要按合同和信用證規(guī)定的時(shí)間，是否可以連接貨物，能否及時(shí)發(fā)貨 取決于租船和預(yù)訂。這部分。
租船訂艙的準(zhǔn)則
1、出口公司應(yīng)根據(jù)船公司提供的船期，掌握船舶及貨物情況，并在船舶抵港前或簽單期限前及時(shí)辦理托運(yùn)手續(xù)。
2、出口公司在辦理訂艙手續(xù)時(shí)力求準(zhǔn)確，盡量避免裝（增加訂艙次數(shù)）、卸貨和換載，以免影響承運(yùn)人、船方的工作 ，貨運(yùn)代理和港口部門。
3. 附加特殊貨物的訂艙，如散裝油品、冷藏貨物、鮮活貨物，出口公司應(yīng)提前通知承運(yùn)人或船舶及貨代，并列明要求。
包租和訂艙程序
根據(jù) c.i.f. 或 c.f.r. 條件、租船和訂艙是賣方的主要職責(zé)之一
出口貨物量大，需整船承運(yùn)的，應(yīng)在境外辦理租船手續(xù)；如果出口貨物的數(shù)量不大，不需要整船發(fā)運(yùn)，中外運(yùn)公司可以協(xié)商班輪或租用一些艙位進(jìn)行運(yùn)輸。
1、進(jìn)出口公司委托中外運(yùn)辦理裝運(yùn)手續(xù)，填寫裝運(yùn)單，又稱《訂艙委托書》，作為訂艙的依據(jù)交給中外運(yùn)。
2、中外運(yùn)收到運(yùn)單后，審核運(yùn)單，確定船公司，退回運(yùn)單的裝運(yùn)單，將全套裝運(yùn)單交給進(jìn)出口公司填寫，然后 中國外運(yùn)以托運(yùn)人的身份代表進(jìn)出口公司為國外船代辦理同樣的托運(yùn)手續(xù)。
3、貨物經(jīng)海關(guān)查驗(yàn)放行后，由船長或大副簽收《收據(jù)單》（又稱大副收據(jù)，matereceipt）。船公司向托運(yùn)人發(fā)出的運(yùn)單的臨時(shí)收據(jù)，表明貨物已裝船。托運(yùn)人憑收據(jù)將貨物交給船代，換取正式提單， 然后就是裝貨。
報(bào)關(guān)
報(bào)關(guān)單是指進(jìn)出口貨物出境前向海關(guān)辦理的報(bào)關(guān)手續(xù)。根據(jù)我國海關(guān)法規(guī)定，所有進(jìn)出境的貨物，必須經(jīng)口岸、車站、國際機(jī)場出境，并由貨主向海關(guān)申報(bào)。海關(guān)放行后，可以提貨或裝運(yùn)出口。
目前我國進(jìn)出口企業(yè)在辦理報(bào)關(guān)手續(xù)時(shí)必須填寫出口貨物報(bào)關(guān)單，必要時(shí)還必須提供出口合同、發(fā)票、裝箱單或重量單、商檢證等復(fù)印件。相關(guān)文件，向海關(guān)申報(bào)出口。
保證
對于在 c.i.f. 簽訂的出口合同。價(jià)格，賣家必須及時(shí)到中國人民保險(xiǎn)公司辦理投保手續(xù)，并在發(fā)貨前填寫投保單。出口商品的保險(xiǎn)續(xù)保一般按個案辦理。投保時(shí)，被保險(xiǎn)人應(yīng)當(dāng)列明貨物名稱、投保金額、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式、開航日期、保險(xiǎn)種類。由于我司進(jìn)出口公司與中國人民保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù)量較大，為簡化手續(xù)，我們一般不實(shí)際填寫投保單，而是使用出口貨物清單或貨物裝運(yùn) 分析表代替投保申請表，保險(xiǎn)公司受理投保申請。簽發(fā)保險(xiǎn)單或保險(xiǎn)憑證。
報(bào)關(guān)報(bào)檢租船訂艙業(yè)務(wù)流程圖
實(shí)際操作流程
委托訂艙-----給貨代公司------貨代公司找船公司訂艙-----船公司通知貨代公司------ 貨代通知您進(jìn)出貨------您安排貨物到港拼裝或讓貨代安排生產(chǎn)和裝貨-----與操作同時(shí)進(jìn)行 ------您必須將報(bào)關(guān)文件發(fā)送給貨運(yùn)代理-----報(bào)關(guān)委托-裝箱單-發(fā)票-核銷單等相關(guān)文件------清關(guān)完成-- ---- 集貨港 ------ 裝貨 ------ 開船 ------ 付款 ------ 購買提單
一份基本的訂艙運(yùn)輸委托書除了顯示：發(fā)票號、目的港、價(jià)格條款、單件重量、貨名、發(fā)貨人、收貨人、通知人等，還需要注意以下問題：
1. lc要求不允許轉(zhuǎn)船------那么訂艙的時(shí)候一定要聯(lián)系船公司或代理詢問清楚，避免顯示提單導(dǎo)致不加分。
2. lc的裝貨時(shí)間表------有些港口每周只有一班航班，所以請?jiān)陬A(yù)訂前打個招呼船期過不了lc裝貨日，最好不要急著趕到最后一個合適的裝貨日。由于某些因素，船可能會晚點(diǎn)，所以只能問船公司是否可以積壓，或者換其他船公司。
3.對lc的一些特殊要求------ (1)訂艙時(shí)一定要在出口運(yùn)輸委托書的提單上寫清楚lc要求顯示的信息要求。船公司或代理收到后，如不能滿足要求，應(yīng)及時(shí)溝通，要么換lc，要么換船公司。(2) 有些會要求它們不能在以色列轉(zhuǎn)運(yùn)。在這種情況下，您必須提前咨詢下船公司的運(yùn)輸公司。(3) 一些信用證還要求出具船舶證書。例如，船齡需要超過 15 年。如果是新開的船公司或者船齡還沒有到，不能出這樣的證明的，需要改。
4、運(yùn)價(jià)和限重問題------如果客戶對發(fā)貨日期沒有具體要求，可以咨詢更多有競爭力價(jià)格的船公司?；蛘呖蛻粢恢逼珢鄣拇尽４送?，一些船公司對貨物的重量有一定的限制。如果我們運(yùn)送的貨物較重，必須在訂艙前確認(rèn)?；虼_認(rèn)額外的超重費(fèi)。
5、收貨人和通知人------一般情況下，訂艙時(shí)對收貨人和通知人沒有嚴(yán)格要求。貨物發(fā)貨后我們可以按照客人lc的要求。更改確認(rèn)提單。并且最好在預(yù)訂時(shí)寫下收貨人或舉報(bào)人的聯(lián)系電話。因?yàn)楹芏啻径紩饕?，以便船到港時(shí)聯(lián)系客人。
6、詳細(xì)訂艙要求------委托人應(yīng)在委托書中注明平艙訂艙要求，例如（1）貨物x月x號；（2）附表x月x號xx船公司1x40'hq或1x20'整箱超重箱等；（3）確認(rèn)運(yùn)費(fèi)xxxxx或到付，客戶預(yù)約號為xxxx；（4）報(bào)關(guān)材料若干（訂艙的若干海關(guān)訂單號）；（5）提單上應(yīng)顯示xxxxx；(6)集裝箱的位置，確認(rèn)拖車費(fèi)xxxx等。
7.關(guān)于驗(yàn)貨------------如果貨物在發(fā)貨前需要經(jīng)過its、sgs或其他檢驗(yàn)公司的檢驗(yàn)，應(yīng)在收貨信中注明，以便代理 訂艙后合理安排。提箱時(shí)間和集裝箱到達(dá)工廠/倉庫的時(shí)間。
8.關(guān)于貨到付款---------很多人認(rèn)為到付指定貨代一般很拖沓，呵呵，這個沒辦法，客戶自己指定，只要 我們做好自己的工作，我們應(yīng)該如何合作？人們是如何做到的。在成本上，不管他們收費(fèi)多高，如果合理，我們還是要接受的。如果您仍然不滿意，您將在很長一段時(shí)間后回復(fù)客戶。是時(shí)候讓客戶與他們溝通了。
期間如客戶訂艙后有新要求，或工廠無法及時(shí)發(fā)貨，或增加貨柜等要求，請務(wù)必及時(shí)通知代理更改，以免耽誤事 . 總之，再說一遍，小心才是最重要的，哈哈！
訂艙單據(jù) - 出口十張
第一頁：集裝箱貨物托運(yùn)單（貨主留底）
第二個環(huán)節(jié)：集裝箱貨物托運(yùn)單（保留船底）
第三頁：運(yùn)費(fèi)通知（一）
第四頁：運(yùn)費(fèi)通知（二）
第五聯(lián)：倉庫收據(jù)（裝貨清單）
第五頁復(fù)印件：出口貨物口岸費(fèi)繳納申請書
第六聯(lián)：大副聯(lián)（車站收據(jù)復(fù)印件）
第七聯(lián)：車站收據(jù)
第八聯(lián)：貨代儲備
第九聯(lián)：收據(jù)（一）
第十聯(lián)：收據(jù)收據(jù)（2）
租船業(yè)務(wù)
租船時(shí)，租船人應(yīng)注意以下幾個方面：
1、租船前應(yīng)熟悉貿(mào)易合同條款，使租船合同條款與貿(mào)易合同條款一致。
2、要了解裝卸港口碼頭的相關(guān)情況、泊位水深、一般等候時(shí)間（擁堵）、裝卸效率、港口習(xí)慣等。
3、選擇船舶時(shí)，應(yīng)選擇船齡較短、質(zhì)量較好的船舶。一般情況下，不應(yīng)包租船齡超過 15 年的超齡船舶。
包機(jī)談判程序
1.查詢租用是指租船人向船東或租船經(jīng)紀(jì)人發(fā)出租船合同，讓對方知道你有什么貨物，你想租什么船。
2.報(bào)價(jià)與還價(jià)。報(bào)價(jià)是指投標(biāo)人向?qū)Ψ教岢鲎獯闹饕獥l件。通常，所有者會進(jìn)行第一次報(bào)告。報(bào)價(jià)與還價(jià)交替進(jìn)行。
3. 簽訂合同是指簽訂租船合同。如果是船東直接租用的，承租人應(yīng)當(dāng)簽字。如果是通過代理租用的，可以由代理簽收，也可以自己簽收。租船合同通常一式兩份，雙方各一份。
租船合同
租船合同涉及的內(nèi)容很多。為使租船人與船東在租約談判時(shí)有一定的參考和引用，國際航運(yùn)組織和各散貨商會制定了多種標(biāo)準(zhǔn)租船合同，其中較為廣泛的是《統(tǒng)一通則》。貨物租船合同”和“統(tǒng)一定期租船合同”。中國租船公司還制定了《定期租船合同標(biāo)準(zhǔn)格式》，作為我國對外定期租船業(yè)務(wù)的依據(jù)。